Pemrosesan
Transaksi
Fungsi
dari IS adalah untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.
Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :
1. Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan sumber
intern.
2. Menyiapkan output seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.
Kedua
kegiatan diatas dikenal sebagai kegiatan pemrosesan
transaksi.
 |
| Bagan Siklus Akuntansi |
Sebelum
transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data
transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu
mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi
kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali
mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain
laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu
diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat
ayat jurnalnya.
Bagan Rekening
à Daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam
pembuatan laporan keuangan.
Kegiatan
pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.
Pengkodean
Untuk
membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu
kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau
kombinasi keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya
telah dibuat (bagan rekening).
Pengklasifikasian Transaksi
Karena
tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk
mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam
beberapa siklus-siklus transaksi.
Siklus
transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan
tujuan.
Siklus
transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini
diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.
Perusahaan Manufaktur
Perusahaan Dagang
- Pendapatan – Pendapatan
- Pengeluaran - pengeluaran
- Produksi
- Manajemen
Sumberdaya
- Keuangan - laporan keuangan
Dari
pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan
rekening.
Komponen pemrosesan transaksi
Seperti
layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.
Input
Input
dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir
atau bukti transaksi lainnya.
Proses
Dalam
sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi
kedalam jurnal. Dalam sistem
komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.
Jenis
jurnal :
Jika
perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika
perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah maka digunakan
jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan
kas, jurnal pengeluaran kas.
Penyimpanan
Media
penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini
menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan
data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”
Untuk
sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master
menggunakan file transaksi.
Macam-Macam
File penyimpanan :
1.
Master File
Merupakan kumpulan
catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan.
2.
File Transaksi
Þ
kumpulan
catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file.
3. File
Indeks
Þ
Merupakan
master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu
master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit,
dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
4. File
Tabel
Þ
Suatu
master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses
suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam
perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk
menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk
menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.
Keluaran
Terdapat
berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara
lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
Metode pemrosesan Transaksi
1.
Batch Processing (Pemrosesan Kelompok)
2.
On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)
Proses Pencatatan Akuntansi
Secara umum, akuntansi (accounting) dapat dipahami sebagai suatu proses kegiatan mengolah data keuangan (input) agar menghasilkan informasi keuangan (output) yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan atau organisasi ekonomi yang bersangkutan.
Akuntansi juga dapat diterjemahkan sebagai cara atau metode yang digunakan untuk menyelenggarakan pencatatan-pencatatan mengenai transaksi keuangan sehingga menghasilkan informasi yang relevan untuk pengambilan suatu keputusan.
Transaksi adalah kejadian atau situasi yang
mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, atau yang mengakibatkan berubahnya
jumlah atau komposisi persamaan antara kekayaan dan sumber pembelanjaan.
Setiap
transaksi akan berpengaruh paling tidak “dua perkiraan” dan dicatat pada“dua sisi berlawanan” (Debet
dan Kredit). Untuk itu dalam akuntansi dikenal istilah saldo normal. Berikut
ini kelompok perkiraan dan saldo normalnya :
No
|
Jenis Account
|
+
|
-
|
Saldo Normal
|
1
|
Aktiva
|
Debit
|
Kredit
|
Debit
|
2
|
Akm. Penyusutan
|
Kredit
|
Debit
|
Kredit
|
3
|
Hutang
|
Kredit
|
Debit
|
Kredit
|
4
|
Modal/Kekayaan
|
Kredit
|
Debit
|
Kredit
|
5
|
Partisipasi
Anggota
|
Kredit
|
Debit
|
Kredit
|
6
|
Pendapatan
|
Kredit
|
Debit
|
Kredit
|
7
|
Biaya
|
Debit
|
Kredit
|
Debit
|
Akutansi memiliki
proses yang terdiri dari tahapan-tahapan untuk dapat menghasilkan laporan yang
diinginkan, sebagai berikut :
1. Proses Mengklarifikasi Transaksi
Tahap yang awal ini adalah di mana dilakukan suatu pembagian
transaksi suatu organisasi atau perusahaan ke dalam jenis-jenis tertentu yang
telah ditetapkan sebelumnya.
Contoh seperti membagi transaksi yang masuk ke dalam penjualan,
pembelian, pengeluaran kas, penerimaan kas dan lain sebagainya ke dalam
masing-masing bagian.
2. Proses Mencatat Dan Merangkum
Setelah melakukan pengklarifikasian data selanjutnya adalah
melakukan pencatatan. Masukkan transaksi yang ada ke dalam jurnal yang tepat
sesuai urutan transaksi terjadi atau kejadiannya. sumber-sumber yang dapat
dijadikan bukti adanya transaksi yaitu seperti kertas-kertas bisnis semacam
bon, bill, nota, struk, sertifikat, dan lain sebagainya.
3. Proses Menginterpretasikan Dan Melaporkan
Setelah kedua proses di atas dijalankan, maka proses yang terakhir
adalah melakukan pembuatan kesimpulan dari kegiatan atau pekerjaan laporan
keuangan sebelumnya. Segala hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan
diungkapkan pada laporan keuangan tersebut.
Dari informasi laporan keuangan baik dalam bentuk laporan rugi laba,
laporan modal dan neraca seseorang dapat mengetahui apa yang terjadi pada suatu
perusahaan, apakah sudah sesuai dengan tujuan perusahaan dan informasi tersebut
dapat menjadi acuan atau pedoman bagi manajemen untuk mengambil keputusan
kebijakan pada organisasi perusahaan demi mencapai kondisi yang diinginkan.